Wie man mit einem Meeting unnötig Probleme aufbläht

Mittwoch, 13.03.19. Gütersloh.

Als Berater muss ich immer professionell auftreten und diplomatisch mit dem sein, was ich sage. Das bin ich auch. Meistens. Es hilft jedoch nichts, wenn dein Gegenüber diese Sprache nicht versteht oder verstehen will und der Meinung ist, ein guter Dialog ist der, bei dem der eine schweigend zuhört, während der andere einen Monolog hält.

Monolog als getarnter Dialog. Eigentlich ganz pfiffig. Erinnert mich an: »Lass uns reden, also hör erstmal zu!« – Ich schweife ab. Also weiter im Text.

Um den Zuhörer des einseitigen Dialogs nicht zu langweilig, spickt man den Inhalt der Rede richtigerweise mit kleinen Spitzen. Zarte Andeutungen dessen, dass es eigentlich überflüssig ist, all dies auszusprechen, denn der törichte Zuhörer hätte es schon längst wissen müssen.

Ein Wiedersehen mit dem »angepissten« Systemadministrator mit zwei Pointen.

Es ist eines, verstörende Sätze in einer Email zu lesen, die mich an »Schweigen der Lämmer« erinnern. Und es ist etwas anderes, eben jenen Verfasser solcher Emails, hautnah in einem Meeting zu erleben. Eine Wandlung des passiv-aggressiven in die aktive Form. Natürlich übertreibe ich – nur ein wenig;-) Eigentlich fand ich es sogar sehr amüsant.

Das Absurde dieser Geschichte, die dieser Person leider nicht bewusst ist, liegt jedoch in der Verkehrung des Verständnisses, wer hier wem hilft.

Wir, das waren die beiden Mitarbeiter J. & C. meines Kunden, mit denen ich zusammenarbeite und ich, waren bereit, diesem Kollegen bei einem Problem zu unterstützen. Wir wollten einen seiner wichtigen Arbeitsschritte automatisieren. Hauptsächlich, um die Fehler anderer zu reduzieren, mit dem Nebeneffekt, dass dadurch manuelle Schritte durch ein Programm ersetzt werden sollten. Die Kosten für die Umsetzung hätte die Abteilung meiner Kollegen J. & C. getragen.

Eigentlich doch eine wünschenswerte Situation?!

Doch dieser Mitarbeiter verhielt sich unerwartet anders – ich nenne es mal vorsichtig – irrational, so dass es für Irritation und Kopfschütteln sorgte.

Es schien so, als hätten wir ihn gestört und ihm Arbeit aufhalst. Als hätte dies nicht gereicht, ließ er uns ungefiltert an seinem ausufernden Bewusstseinsstrom teilhaben. Eine Aneinanderreihung von für mich verwirrenden und nicht nachvollziehbaren Gedanken, die impulsiv an die Oberfläche gespült wurden. Nachdrücklich vorgetragen und in lautem Ton, als sei es töricht von uns, diese Dinge nicht zu wissen und vorgedacht zu haben.

Und je mehr er redete, desto mehr schien er an Schwung zu gewinnen wie jemand beim Stolpern ein paar Schritte losläuft. Statt sich zu fangen, tauchte er tiefer in etwas ab, dem ich nicht folgen wollte und das leider völlig am Thema vorbeiging. Eigentlich wollten wir in diesem Meeting vereinfacht gesagt mit ersten Schritten beginnen, um das aktuell Problem zu lösen und damit den Grundstein für Erweiterungen zu legen. Er jedoch hüpfte bereits auf dem Friedhof herum.

Ebenso atemberaubend wie seine Sprünge vor uns zurück und in alle Richtungen, waren die Höhen seiner Ausführungen. Mal sprach er auf konzeptioneller Ebene über das Thema, um dann im Sturzflug mich nach so etwas wie den ABAP-Befehlen zu fragen, die ich für die Umsetzung zu nutzen gedenke.

Ich schaute zu meinen beiden Kollegen J. & C. und dann zu seinem Kollegen, der auch dabei war. Wir saßen hier also zu fünft (!) und drehten uns im Kreis, der immer größere Kreise zog, weit weg von dem ursprünglichen Problem. Das würde das geplante Budget sprengen. Außerdem würde ich meine Aufwände wegen erheblichem Kommunikationsaufwand mit dieser Person erhöhen.

Also griff ich ein. Bestimmt und ein wenig undiplomatisch. Man muss seine Sprache dem Empfänger entsprechend anpassen. Sonst versteht derjenige einen nicht. Dabei ist es wichtig, niemals persönlich zu werden. Und es half. Sein Kollege und ich führten das Gespräch fort und kamen so voran. Er jedoch lehnte sich mit verschränkten Armen zurück in seinen Stuhl. Es ist immer gut, mal einen Moment inne zu halten.

Das Gespräch wurde ein wenig einfacher, dauerte trotzdem eine Stunde und damit doppelt so lange wie das eingeplante Meeting.

Mein Kollege J. fasste die Punkte zusammen und sendete sie ihm als Email. Und dann kam seine Antwort.

Eine irritierend lange Email, die das Ausmaß seiner verwirrenden Gedankengänge unverhohlen zu Tage förderte. Gedanken, die wie kleine Rinnsale ausuferten und Nebenschauplätze füllten, die nicht Gegenstand unserer geplanten Umsetzung waren. Als hätte das Meeting nicht stattgefunden!

Doch um dem Ganzen noch die bekannte Krone aufzusetzen, bewertete er den Aufwand so hoch, dass es unsere Aufwände übertraf, die die Konzeption, Spezifikation, Umsetzung, Tests und Dokumentation beinhalteten.

Das Meeting, die E-Mail und sowohl der aktuelle als auch der bevorstehende Aufwand, der übrigens nach diesem einen Meeting bei einem Personentag lag (fünf Stunden alleine wegen dieses einstündigen Meetings mit fünf Personen), rechtfertigten nicht den Nutzen. Kurzerhand wurde das Thema vom Kollegen J. abgewiesen.

Eine angemessene Reaktion, wie ich finde. Es gibt Menschen, denen kann nicht mehr geholfen werden.

Vielleicht wird er auch zu der Einsicht kommen, dass er ein Eigentor geschossen hat, denn jetzt bekommt er sein hilfreiches Programm nicht. Wann immer das auch passieren wird, aus unserer Sicht ist es dazu zu spät, denn diese Geschichte hat eine zweite Pointe.

Als ich das Problem zu Anfang herausfand, schlug ich wie es sich für einen Berater gehört, gleich eine Lösung vor. Das System sollte den Fehler erkennen und gleich beheben. Doch die Kollegen hielten es für besser, mit der anderen Abteilung eine Lösung zu erarbeiten.

Normalerweise ist das der richtige Weg.

Heute jedoch lief mir der Kollege J. im Flur entgegen. Kurzes Gespräch, Ergebnis: Ich durfte meine präferierte Lösung umsetzen. Dafür benötigte ich keine zwei Stunden. Die abgestimmte Lösung, wäre sie zustande gekommen, hätte mehrere Personentage gekostet.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.